Inovação e simplicidade. Mais do que um valor, essa frase tem sido palavra de ordem na Sicoob Cocred, que investe continuamente em soluções tecnológicas inovadoras e processos cada vez mais modernos, para ser uma cooperativa financeira ainda mais eficiente e competitiva.

O investimento mais recente consiste na utilização de inteligência artificial, aliada à automação de robotização de processos, para tornar a atividade de atualização dos cadastros dos cooperados mais ágil e segura, garantindo bons negócios. Investimento que soma R$ 265 mil.

Na prática, a inteligência artificial faz a captura dos dados na declaração do Imposto de Renda (IR) fornecida pelo cooperado. Em seguida, essas informações são classificadas de acordo com a especificidade e enviadas a um robô, responsável por inseri-las no sistema da cooperativa.

Um processo que passou a ser feito em cerca de 20 minutos, quase um terço do tempo que um colaborador levava para realizá-lo manualmente – em alguns casos, dependendo da quantidade de bens do cooperado, a atualização cadastral demorava até sete dias.

“Qualidade e a eficiência: esse é o nosso foco. Isso significa oferecer serviços cada vez melhores e mais assertivos. Então, esse investimento faz parte do compromisso de colocar o cooperado sempre no centro de todas as operações”, diz Ademir Carota, diretor Administrativo da Cocred.

O projeto de transformação digital no processo de atualização cadastral teve início há cerca de dois anos, diante da expansão acelerada da cooperativa. Só de 2020 para cá, a Cocred ampliou a rede de atendimento para mais oito municípios e o número de cooperados cresceu 66%.

Atualmente, a cooperativa está presente em 35 cidades de São Paulo e Minas Gerais, e atende aproximadamente 74 mil cooperados. Considerando o volume de ativos, que em julho chegava a cerca de R$ 12,3 bilhões, a Cocred é terceira maior cooperativa de crédito do país.

E essa jornada de inovação só foi possível graças à parceria de duas empresas de tecnologia: a SoftExpert, líder em soluções de software para gestão empresarial, com presença em 50 países, e a Smarthis, destaque em transformação digital estratégica, com projetos em 25 países.

“Acreditamos que modernização tecnológica significa a possibilidade de avançar mais e atuar cada vez melhor. E essas soluções tendem a ser implementadas em outros processos internos, afinal, são tecnologias disruptivas e com inúmeras oportunidades de aplicação”, diz Carota.

O início

Para entender melhor esse processo de transformação digital, é importante saber, antes de tudo, que os cadastros dos cooperados são atualizados, obrigatoriamente, ao menos uma vez por ano. Um trabalho contínuo e extremamente importante para garantir bons negócios.

O cadastro atualizado contribui com a segurança do próprio cooperado contra fraudes e golpes, possibilita uma comunicação mais efetiva pela cooperativa, inclusive com a oferta de produtos e serviço personalizados, e garante que as operações ocorram de maneira fluida e eficiente.

Até 2024, esse trabalho era quase que completamente manual, executado pela equipe do departamento de Cadastro, a partir das informações contidas na declaração do IR, fornecida anualmente pelo cooperado ao seu gerente.

“Cada atualização cadastral tem sua particularidade. Há cadastros mais complexos, de cooperados que possuem muitos bens. Em alguns casos, essa atualização pode demorar até uma semana. O software assumiu as atividades repetitivas, permitindo ao colaborador se dedicar a tarefas mais estratégicas”, diz Andreza Carolina Schiavinato, coordenadora de Cadastro.

O primeiro passo do projeto foi encontrar uma maneira de unificar, no mesmo processo, a atualização de cadastros simples e completos, que tinham fluxos distintos no sistema. Começava ali um trabalho envolvendo as equipes de Cadastro e de Tecnologia da Informação, e a SoftExpert.

“A atualização cadastral teve uma reestruturação completa. Porque não adiantava automatizar um processo sem garantir eficiência.  Então, a gente redesenhou todo o processo, o fluxo inteiro, e implantou a leitura de documento por inteligência artificial, o IDP”, afirma Andreza.

A primeira parceria

Intelligent Document Processing (IDP) ou processamento inteligente de documentos, na tradução do inglês, nada mais é do que um conjunto de tecnologias baseadas em inteligência artificial (IA) que automatizam o processamento de documentos de forma eficiente e precisa.

Essas tecnologias incluem técnicas como processamento de linguagem natural, reconhecimento de imagem, aprendizado de máquina e outras formas de IA para entender, extrair e classificar informações a partir de documentos diversos, como a declaração do IR.

“O IDP permite a captura de dados em diferentes formatos, classifica automaticamente esses documentos em categorias relevantes e extrai informações críticas, como datas, valores e números, com alta precisão e eficiência”, explica Bárbara Lepper, especialista de Negócios na SoftExpert

Bárbara destaca que o sistema utilizado pela Cocred, fornecido pela SoftExpert, já oferece, de forma nativa, o recurso de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) – processo que converte uma imagem de texto em um formato legível por máquina – para alguns tipos de documentação.

Entretanto, nesse caso, a declaração de Imposto de Renda é um arquivo mais complexo, com várias páginas e informações em tabelas. Para esses tipos de documentos, alguns recursos de OCR não conseguem extrair facilmente essas informações como metadados.

Então, o diferencial dessa solução é que o IDP atua em dados não estruturados, uma vez que o campo “Declaração de Bens e Direitos” do IR não é padronizado – você pode digitar o que quiser nele. E é justamente ali que está o maior volume de informações a serem atualizadas.

“Além disso, a tecnologia IDP pode ser configurada para aprender com novos tipos de documentos e padrões à medida que são processados. Isso permite que o sistema se adapte a mudanças e evolua continuamente”, afirma a especialista de Negócios.

Ainda segundo Bárbara, o principal diferencial deste projeto está na sinergia entre a solução IDP e a plataforma de Business Process Management (BPM) ou Gestão de Processos de Negócios, na tradução do inglês, da SoftExpert, o que permitiu a automatização completa do processo, reduzindo drasticamente o tempo e a margem de erro.

Logo nos primeiros dias de implantação, o IDP atingiu um índice de assertividade na “leitura” e captação dos dados entre 90% e 95%. Entre julho e agosto deste ano, foram processados 7.592 documentos. Em três meses, a quantidade total de arquivos processados triplicou.

“Essas otimizações internas também resultaram em melhorias significativas na experiência dos cooperados, aumentando sua satisfação. Em particular, o processo de cadastro se beneficiou da automação, com etapas reduzidas e um fluxo mais ágil e claro”, afirma Bárbara.

Automação

Finalizada a etapa de “leitura” da declaração do IR e a extração dos dados necessários à atualização cadastral, começa a segunda etapa do processo: inserir essas informações no sistema da cooperativa. Com a parceria da Smarthis, foi desenvolvido então um RPA.

Robotic Process Automation (RPA) ou automação robótica de processos, na tradução do inglês, é uma tecnologia que utiliza robôs de software para automatizar tarefas repetitivas e manuais – associadas a padrões e regras bem estabelecidas – frequentemente realizadas por humanos.

“O maior desafio foi mapear o processo de forma que o robô entendesse e processasse todas as regras. Porque a atualização cadastral, nesse caso, é um processo longo, complexo e sensível a pequenas modificações”, explica Rodolfo Macedo, Head de Projetos e sócio da Smarthis.

Primeira empresa da América Latina e uma das 10 primeiras em todo o mundo a possuir as duas principais certificações UiPath, líder mundial em RPA, a Smarthis se tornou parceira da Cocred neste projeto justamente pela expertise no ecossistema Sicoob, ao qual a cooperativa faz parte.

“Isso significa um entendimento do negócio e dos processos da Cocred, aliado à nossa expertise técnica em lidar com os desafios associados a projetos de automação envolvendo o sistema principal, onde estão todos os dados dos cooperados e da cooperativa”, afirma Macedo.

O Head de Projetos das Smarthis destaca que a implantação do RPA não significa a substituição de colaboradores por robôs. A solução deixa a equipe de Cadastro disponível para atividades mais complexas, que necessitam de avaliação técnica e criteriosa, e tomadas de decisão.

“É uma força de trabalho digital que complementa a ação das pessoas. O RPA está salvando esse tempo de tarefas repetitivas e manuais da capacidade que esses colaboradores têm. Por isso, a nossa métrica para avaliação é de horas retornadas para o negócio”, explica.

Em outras palavras, o tempo que o colaborador levaria para atualizar um cadastro foi liberado para que possa executar outras atividades mais estratégicas. Tudo isso sem prejuízo ao processo de atualização cadastral, realizado pelo RPA 24 horas por dia, sem interrupção.

Case de sucesso

Hoje, um colaborador da equipe de Cadastro ainda atua na inicialização do fluxo e outro faz a validação e aprovação final, encerrando o processo. Mas espera-se que, em pouco tempo, todo o fluxo seja automatizado.

“Esperamos que, daqui um tempo, seja possível fazer a validação automaticamente. Cria-se uma regra e o processo vai ser 100% realizado sem interferência humana, apenas com inteligência artificial e RPA”, diz Mateus Arcencio, gerente de Tecnologia da Informação (TI) da Cocred.

Arcencio destaca que todas as soluções implantadas necessitaram de infraestrutura tecnológica, mas que a Cocred já possuía. O investimento limitou-se à contratação de licenças, dos próprios produtos e de consultorias que atuaram – e continuam atuando – nos processos.

A SoftExpert, por exemplo, realizou workshops e treinamentos personalizados, cobrindo desde a operação básica do sistema até a resolução de problemas complexos, facilitando a transição para o novo sistema e melhorando a eficiência operacional.

“Graças aos investimentos que a cooperativa fez ao longo dos últimos anos, não houve a necessidade de investimentos maiores em questão de infraestrutura, para atender a esse projeto. Todo o parque tecnológico suportou a implantação dessas soluções”, diz.

O gerente de TI afirma que a entrega de uma solução não significa a resolução de todos os problemas, afinal, a automação é uma jornada contínua. Entretanto, avalia todo o projeto como bem-sucedido e explica que o amadurecimento ocorre com o tempo.

“A integração dessas soluções tecnológicas, adotadas pela Cocred, já se tornou referência no mercado. Um case de sucesso nas áreas de automação e inteligência artificial, que já inspira outras cooperativas financeiras a otimizarem seus processos por meio da tecnologia”, finaliza.

Continue acompanhando as novidades da Cocred aqui pelo blog ou pelas nossas redes sociais: Facebook, Instagram e LinkedIn.

Para saber mais sobre todas as vantagens de se tornar um cooperado da Cocred, acesse o nosso site institucional: www.sicoobcocred.com.br